Mockfjärds Fönsters integritetspolicy

Introduktion

Integritet och dataskydd är av yttersta vikt för oss. Vi vill vara transparenta och tydliga med att vi behandlar personuppgifter på ett så säkert sätt som möjligt och i enlighet med gällande lagstiftning. I denna integritetspolicy (nedan benämnd ”Integritetspolicy”) informerar vi om hur vi behandlar och använder personuppgifter om dig i egenskap av att du är representant för vår kund, återförsäljare, leverantör eller samarbetspartner, eller potentiell sådan aktör, samt i egenskap av att du är arbetssökande eller besökare av vår hemsida (mockfjards.se).

Vid frågor om vårt data- och integritetsskydd är du alltid välkommen att kontakta oss genom att skicka ett e-postmeddelande till gdpr@mockfjards.se

1.       Personuppgiftsansvarig

Mockfjärds Fönster AB, org. nr 556519-5723, Box 340, 781 24 Borlänge (”Mockfjärds Fönster” eller ”Bolaget”) är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter som vi erhåller, samlar in eller som annars behandlas när vi bedriver vår verksamhet.

2.       Kategorier av personuppgifter

Personuppgifter är alla upplysningar och all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en person som är i livet. Det är uppgifter om dig och din person. Exempel på personuppgifter är namn, kontaktuppgifter, bilder av dig och IP-adress.

Med behandling avses varje typ av åtgärd som vidtas med personuppgifter såsom insamling, lagring, användning, bearbetning och överföring av personuppgifter.

I regel behandlar vi personuppgifter som vi får från dig eller din arbetsgivare/uppdragsgivare, men vi kan även samla in sådan information från allmänna och/eller offentliga källor. Sådana allmänna och/eller offentliga källor kan vara din arbetsgivare/uppdragsgivares hemsida alternativt myndigheter. Mockfjärds Fönster kan även få personuppgifter om dig från övriga bolag inom den koncern som Bolaget ingår i eller från Bolagets övriga samarbetspartners. I samband med rekrytering kan Bolaget också komma att inhämta personuppgifter från bemannings-, rekryterings-, eller inhyrningsföretag som du söker arbete genom.

Som tillverkare av fönster och i övrigt för att kunna bedriva vår verksamhet erhåller och samlar vi in följande kategorier av personuppgifter:

För kunder, återförsäljare, leverantörer och samarbetspartners, samt företagsrepresentanter för dessa aktörer
–          Person- och kontaktinformation, såsom namn, person- eller             organisationsnummer, adress, telefonnummer och e postadress, titel, befattning och arbetsgivare.

–          Uppgifter som du förmedlar till Bolaget vid möten och utbildningar, per e-post, när du är aktiv i våra sociala medier eller genom andra kommunikationskanaler.

–          Uppgifter från kundundersökningar och kundutvärderingar.

–          Betalningsinformation, såsom bankuppgifter, kontonummer och i förekommande fall IBAN, SWIFT m.m.

–          Kreditupplysningar.

–          Betalnings- och köphistorik.

–          Kund-, leverantörs och/eller samarbetsavtal.

–          Uppgifter om reklamationer och garantiärenden.

–          I förekommande fall uppgifter från telefonsamtal med Bolagets växel eller kundtjänst.

 
För potentiella kunder, återförsäljare, leverantörer och samarbetspartners, samt företagsrepresentanter för dessa aktörer
–          Person- och kontaktinformation, såsom namn, adress, telefonnummer, e postadress, titel, befattning och arbetsgivare.

–          I förekommande fall uppgifter från telefonsamtal med Bolagets marknadsföringsavdelning.

 
För hyres- och bostadsrättsinnehavare och boende i hyres- och bostadsrätter
–          Person- och kontaktinformation, såsom namn, adress, telefonnummer, e postadress.

–          Lägenhetsnummer.

–          Uppgifter om planerade fönsterbyten och tillgänglighet/åtkomst till bostaden.

–          Uppgifter om reklamationer.

–          I förekommande fall uppgifter från telefonsamtal med Bolagets växel eller kundtjänst.

 
För besökare av Mockfjärds Fönsters hemsida
–          Tekniska uppgifter, såsom IP-adress, MAC-adress, URL, unik enhets ID, nätverkets och enhetens prestanda, webbläsare, språk- och identifikationsinställningar, geografisk position, operationssystem, andra uppgifter från cookies eller liknande mekanismer (enhetsinformation).

–          Användargenererade data (t.ex. klick- och besökshistorik).

–          Information om hur du har interagerat med oss (t.ex. vilka av våra webbsidor som du har besökt).

 
För arbetssökande hos Mockfjärds Fönster
–          Person- och kontaktinformation, såsom namn, adress, telefonnummer, e postadress, titel, befattning och arbetsgivare.

–          Uppgifter i personligt brev och CV.

–          I förekommande fall bild.

–          Övriga uppgifter som du lämnar till oss i samband med rekrytering.

 

3.       Ändamål med behandling samt den lagliga grunden

För vilka ändamål vi avser att behandla dina personuppgifter samt vilken laglig grund vi har för respektive behandling följer av tabellerna nedan.

Kunder, återförsäljare, leverantörer och samarbetspartners, samt företagsrepresentanter för dessa aktörer
Ändamål Laglig grund
För att kunna hålla kontakten med kunden eller en representant för kunden, återförsäljaren, leverantören eller samarbetspartnern (t.ex. vid leverans av fönster eller underhållstjänster ska ske). Behandlingen är nödvändig för Bolagets berättigade intresse av att ha kontakt med dig (intresseavvägning) och att fullgöra avtalet med dig, kunden, återförsäljaren, leverantören, eller samarbetspartnern, dvs. dig eller företaget som du som företagsrepresentant representerar.
För att uppfylla författningsreglerade krav, exempelvis produktansvar, säkerhetskrav och bokföringskrav. Behandlingen är nödvändig för att fullgöra Bolagets rättsliga förpliktelser.
För att möjliggöra marknadsföring och kommunikation om Bolagets varumärke och Bolagets produkter (t.ex. utskick av nyhetsbrev och annat marknadsföringsmaterial, inbjudan till Bolagets evenemang, möten och andra sammankomster m.m.). Behandlingen är nödvändig för Bolagets berättigade intresse av att marknadsföra sitt varumärke, sina varor och andra liknande varor till dig som kund eller till företaget som du som företagsrepresentant representerar (intresseavvägning).
För att genomföra undersökningar rörande Bolagets produkter och kunders köpupplevelse. Behandlingen är nödvändig för Bolagets berättigade intresse av att utvärdera, utveckla och förbättra sitt varumärke, sina produkter och sin marknadsföring (intresseavvägning).
För att säkerställa betalning och analysera köphistorik i syfte att erbjuda kunder rätt produkter och marknadsföring. Behandlingen är nödvändig för att fullgöra avtalet med kunden.
För att kunna motta betalning från kunder vid köp av Bolagets produkter, tjänster och service och därmed hantera relaterade ROT-avdrag för kunden. Behandlingen är nödvändig för att fullgöra avtalet med kunden.

Behandlingen är nödvändig för att fullgöra Bolagets rättsliga förpliktelser.

För att kunna bemöta och kompensera kunder vid reklamationer och garantiärenden, däribland avisering/uppdatering vid fönsterbyte. Behandlingen är nödvändig för att fullgöra avtalet med kunden.
Potentiella kunder, återförsäljare, leverantörer och samarbetspartners och företagsrepresentanter för sådana aktörer
Ändamål Laglig grund
För att möjliggöra marknadsföring och kommunikation om Bolagets varumärke och produkter (t.ex. utskick av nyhetstidning och annat marknadsföringsmaterial, inbjudan till Bolagets evenemang och andra sammankomster m.m.). Behandlingen är nödvändig för Bolagets berättigade intresse av att marknadsföra sitt varumärke, sina varor och andra liknande varor till dig eller till företaget som du som företagsrepresentant representerar (intresseavvägning).
Hyres- och bostadsrättsinnehavare och boende i hyres- och bostadsrätter
Ändamål Laglig grund
Kunna avisera/uppdatera hyres- och bostadsrättsinnehavare och boende i hyres- och bostadsrätter via boendeportalen vid fönsterbyte och utförande av garantiåtgärder. Behandlingen är nödvändig för Bolagets berättigade intresse av att ha kontakt med dig (intresseavvägning) och att fullgöra avtalet med kunden (oftast fastighetsägaren eller bostadsrättsföreningen).
Besökare av Mockfjärds Fönsters hemsida
Ändamål Laglig grund
För att säkerställa driften av Bolagets hemsida.

 

Förbättra webbplatsens innehåll, göra användarstatistik, uppfylla dina förfrågningar avseende produkter och tjänster samt för att förbättra våra tjänster på hemsidan.

Behandlingen är nödvändig för Bolagets berättigade intresse av att uppfylla dina förfrågningar avseende produkter och tjänster samt för att förbättra, effektivisera, förenkla och utveckla sin hemsida och i syfte att attrahera fler kunder/samarbetspartners och att öka graden av återkommande kunder/ samarbetspartners och att generellt höja säkerheten för företaget och besökare av hemsidan (intresseavvägning).
Arbetssökande hos Mockfjärds Fönster
Ändamål Laglig grund
För att, i samband med rekrytering, kunna avgöra vem som är bäst lämpad för en tjänst samt att säkerställa att aktuell person har nödvändig kompetens. Behandlingen är nödvändig för Bolagets berättigade intresse av att anställa rätt personal och att säkerställa att kompetenta personer arbetar för Bolaget (intresseavvägning).

 

4.       Överföring av personuppgifter samt kategorier av mottagare 

Vi kommer inte lämna ut dina personuppgifter till tredje part, utom i de fall då i) det särskilt överenskommits mellan oss och dig, ii) då det inom ramen för ett uppdrag är nödvändigt för att tillvarata dina rättigheter, iii) om det är nödvändigt för att vi skall fullgöra en lagstadgad skyldighet eller efterkomma myndighetsbeslut eller beslut av domstol, eller iv) för det fall vi anlitar utomstående leverantörer som utför uppdrag för vår räkning. Dina personuppgifter kommer inte att säljas till tredje part i reklamsyfte. I nedan anges situationer då dina personuppgifter kan komma att lämnas ut till tredje part.

Tredje part Anledningen till att personuppgifterna lämnas ut till tredje part
Andra bolag inom Bolagets koncern Personuppgifter kan behöva överföras till andra bolag inom koncernen eftersom centrala funktioner såsom marknadsföring och ekonomi sköts gemensamt inom den koncern som Bolaget ingår i.
Leverantör av molntjänster Personuppgifter kan komma att lämnas ut till leverantörer av molntjänster eftersom Bolaget lagrar viss information i molntjänster.
Leverantörer och samarbetspartners Bolaget kan komma att lämna ut dina personuppgifter till olika leverantörer om leverantörerna eller samarbetspartnerna behöver dina personuppgifter för att kunna fullgöra sina uppdrag för Bolaget.
Bolag som tillhandahåller finansieringslösningar för kunder I de fall en kund är intresserad av en finansieringslösning för sitt köp förmedlar Bolaget uppgifter om kunden till finansieringsbolag som Bolaget samarbetar med och som i sin tur ingår avtal och kommunicerar direkt med kunden.
Myndigheter och i förekommande fall domstolar Personuppgifter kan komma att överlämnas till myndigheter då det krävs för att uppfylla lagenliga skyldigheter (exempelvis Skatteverket för ROT-avdrag).
Avyttring För det fall Bolaget avser att överlåta hela eller delar av Bolagets verksamhet kan personuppgifter komma att lämnas ut till en potentiell köpare.

 

Vi har personuppgiftsbiträden som hjälper oss med: försäljning (agenter), transporter (logistikföretag och speditörer), montering, betallösningar (kortinlösande företag, banker och andra betaltjänstleverantörer), marknadsföring (print och distribution, sociala medier, mediebyråer eller reklambyråer) samt IT-tjänster (företag som hanterar nödvändig drift, teknisk support och underhåll av våra IT-lösningar).

Vi delar även dina personuppgifter med vissa företag som själva är personuppgiftsansvariga. Att företaget är personuppgiftsansvarig innebär att det inte är vi som styr hur informationen som lämnas till företaget ska behandlas. Självständiga personuppgiftsansvariga som vi i vissa fall delar dina personuppgifter med är: företag som säljer våra produkter (agenter), företag som arbetar med montage/reklamationer (montageföretag, glasmästerier och liknande), företag som ombesörjer transporter (logistikföretag och speditörer), företag som erbjuder betallösningar (kortinlösande företag, banker och andra betaltjänstleverantörer). När dina personuppgifter delas med ett företag som själva är personuppgiftsansvarig gäller det företagets integritetspolicy och personuppgiftshantering.

5.       Tredjelandsöverföring

Bolaget kan komma att överföra dina personuppgifter till länder utanför EU/EES. Om personuppgifter överförs till något land utanför EU/EES, kommer Bolaget att vidta åtgärder för att se till att personuppgifterna fortsätter vara skyddade och även vidta de åtgärder som krävs för att på lagligt sätt överföra personuppgifter till länder utanför EU/EES.

Bolaget använder IT-leverantörers tjänster varigenom överföring av dina personuppgifter till USA kan förekomma. Mockfjärds Fönster använder sig av Microsoft för bl.a. mailtjänster, vilket kan innebära överföring av dina personuppgifter till USA. De personuppgifter som Bolaget samlar in om dig genom din användning av Bolagets webbplats kan överföras till Google i USA, genom Google Analytics. Bolaget har säkerställt att dina rättigheter garanteras vid överföring till USA genom att teckna EU-kommissionens standardavtalsklausuler med leverantörerna. Mer information om standardavtalsklausulerna och andra skyddsåtgärder finns på Integritetsskyddsmyndighetens hemsida.

 

6.       Varaktighet av behandling

 Personuppgifterna sparas endast så länge uppgifterna behövs för de ändamål som uppgifterna samlads in för och som beskrivs ovan. Därefter kommer dina uppgifter att raderas. Finns det en lagstadgad tid under vilken vi måste spara uppgifterna (såsom t ex bokföringslagen) kommer vi att spara uppgifterna under sådan reglerad tid. Kontaktuppgifter till företagsrepresentanter lagras under den tid Bolaget bedömer att uppgifterna är nödvändiga för att upprätthålla relationen med arbets- eller uppdragsgivaren. Radering ska ske när Bolaget får kännedom om att uppgifterna inte längre är adekvata eller relevanta för ändamålet, eller på begäran av sådana kontaktpersoner. Om du avanmäler dig från nyhetsbrev eller annan marknadsföring kommer uppgifterna omedelbart att raderas förutsatt att vi inte har en lagstadgad skyldighet att spara uppgifterna för annat ändamål.

 

För närmare information om hur länge Bolaget lagrar specifika personuppgifter var vänlig kontakta Bolaget. Kontaktuppgifter framgår längst ned i denna Integritetspolicy.

7.       Sociala medier

Vad gäller de personuppgifter som förekommer och behandlas på sociala medier såsom Facebook, Instagram, Twitter, Youtube och LinkedIn hänvisar vi användare till respektive tjänsts policy för information om hur de behandlar personuppgifter. Enligt Bolaget är syftet med behandlingen att representanter för befintliga kunder, potentiella kunder och samarbetspartners till Bolaget ska kunna interagera och ha kontakt med Bolaget via sociala medier. Detta för att bidra till en god relation med kunder och samarbetspartners och för att göra Bolagets kundservice och produkt lättillgänglig genom flera olika kanaler. Behandlingen är nödvändig för Bolagets berättigade intresse av att marknadsföra sitt varumärke och sina produkter till befintliga och potentiella kunder samt till samarbetspartners (intresseavvägning).

8.       Registrerades rättigheter

Bolaget ansvarar i egenskap av personuppgiftsansvarig för att dina personuppgifter behandlas i enlighet med gällande lagstiftning.

Bolaget kommer på din begäran eller på eget initiativ att rätta, avidentifiera, radera eller komplettera uppgifter som upptäcks vara felaktiga, ofullständiga eller missvisande.

Du har rätt att av Bolaget begära tillgång till och rättelse eller radering av dina personuppgifter (exempelvis om sådan radering krävs enligt tillämplig lagstiftning), begära begränsning av fortsatt behandling av dina personuppgifter samt en rätt att invända mot behandlingen under de förutsättningar som tillämplig personuppgiftslagstiftning medger (exempelvis om du ifrågasätter om personuppgifterna är korrekta eller om behandlingen är laglig). Bolaget kommer att underrätta varje mottagare till vilken personuppgifterna har lämnats ut enligt punkten 4 ovan om eventuella rättelser eller radering av uppgifter samt begränsning av behandling av uppgifter som sker enligt denna punkt 8.

Du har rätt till dataportabilitet, det vill säga en rätt att under vissa förutsättningar få ut och överföra dina personuppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format till en annan personuppgiftsansvarig.

Om du inte vill att Bolaget behandlar dina personuppgifter för direkt marknadsföring har du rätt att när som helst skriftligen anmäla detta till Bolaget. När Bolaget har mottagit din anmälan kommer Bolaget att upphöra med att behandla personuppgifterna för detta marknadsföringsändamål.

Du har rätt att, genom en skriftligt undertecknad ansökan, kostnadsfritt erhålla ett registerutdrag från Bolaget om vilka personuppgifter som finns registrerade om dig, ändamålen med behandlingen och till vilka mottagare uppgifterna har lämnats eller ska lämnas ut. Du har även rätt att i registerutdraget få information om den förutsedda period under vilken uppgifterna kommer att lagras eller kriterierna som används för att fastställa denna period. Du har vidare rätt att i registerutdraget få information om dina övriga rättigheter som anges i denna punkt 8.

Vi ser gärna att du hör av dig till oss om du har några klagomål beträffande vår behandling av dina personuppgifter, så att vi kan korrigera vår behandling om det är nödvändigt. Du har även rätt att inge eventuella klagomål angående Bolagets behandling av dina personuppgifter till Integritetsskyddsmyndigheten.

Du har rätt att kostnadsfritt begära information från oss om hur vi behandlar dina personuppgifter. Vi kommer på din begäran eller på eget initiativ rätta eller radera personuppgifter om dig som är felaktiga eller begränsa behandlingen av sådana personuppgifter. Du har vidare rätt att invända mot den behandling som sker samt att begära att dina personuppgifter inte behandlas för direktmarknadsföringsändamål (om så förekommer). Du har också rätt att under vissa förutsättningar få del av dina personuppgifter i ett maskinläsbart format. I tillämpliga fall har du, om tekniskt möjligt, rätt att få personuppgifterna överförda till en tredje part som du anvisar.

9.       Säkerhet

Säkerheten för dina personuppgifter är av högsta prioritet för Mockfjärds Fönster. Mockfjärds Fönster har implementerat säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter från manipulation, förlust, förstörelse samt mot att obehöriga personer får tillgång till dem, bl.a. genom SSL, lösenordskryptering och begränsad åtkomst.

10.    Cookies

En cookie är en liten textfil som vår server skickar till din webbläsare, och som sedan sparas på din enhet. Cookies används för att stödja funktionen av våra webbplatser. Genom att ändra inställningar för din webbläsare kan din webbläsare antingen blockera cookies eller be dig om tillåtelse innan en cookie placeras på din enhet. Bolaget använder cookies i enlighet med Bolagets policy för cookies, som ni hittar här.

11.    Du har alltid rätt att klaga hos relevant tillsynsmyndighet

Om du är missnöjd med – eller har synpunkter på – hur vi behandlar dina personuppgifter kan du lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet, vilket i Sverige är Integritetsskyddsmyndigheten (https://www.imy.se/). Du kan också vända dig till tillsynsmyndigheten i det land där du bor eller arbetar.

12.    Uppdatering av Integritetspolicyn

Denna Integritetspolicy har blivit upprättad och uppdaterad i februari 2021. Vi förbehåller oss rätten att uppdatera och revidera Integritetspolicyn beroende på nya lagkrav och hur vi behandlar personuppgifter. Bolaget att publicera den justerade Integritetspolicyn på mockfjards.se med information om när ändringarna träder ikraft samt i övrigt på lämpligt sätt informera kunder och samarbetspartners.

13.    Kontaktuppgifter

Om du har några frågor rörande vår behandling av dina personuppgifter är du välkommen att kontakta oss på 0241-255 00 eller gdpr@mockfjards.se.